15 întrebări pentru organizatorii de evenimente mari

Am participat la multe evenimente culturale și muzicale de-a lungul timpul și am observat unele probleme care apar aproape mereu din cauza organizării și a unor aspecte care fie nu au fost luate în calcul, fie s-a pierdut controlul asupra lor și nu au mai putut fi reparate pe parcurs.

Sunt conștientă că sunt foarte multe aspecte de care trebuie să aibă grijă organizatorii, că sunt multe lucruri de pregătit: de calculat buget de promovare, remunerația artistului, plata sălii, oamenii de pază, echipa, biletele, firma care vinde biletele, luminile, echipa tehnică, sonorizarea, drumul și muulte altele.

Organizatorii de evenimente mari pot să își pună câteva întrebări despre eveniment:

  1. Este evenimentul atractiv pentru audiența din target? Facem o analiză, un sondaj?
  2. Eu aș plăti bilet pentru evenimentul acesta?
  3. Cum pot să fiu mai bun față de alți organizatori?
  4. Ce pot să ofer publicului pentru a aprecia calitatea?
  5. Cum comunic: ascund problemele, anunț în ultima clipă modificările, nu răspund întrebărilor, șterg comentarii sau comunic transparent?
  6. O să începem la ora stabilită sau așteptăm încă 2 ore astfel încât să ajungă toată lumea?
  7. Am o echipă foarte bună de sonorizare?
  8. Cum pot fluidiza „traficul”/ accesul pentru a evita cozile și nervii participanților la intrare, bar, băi?
  9. Includ garderoba în prețul biletului?
  10. Efectele de lumini o să îi deranjeze pe spectatori?
  11. Cum comunic cu presa? Includ pe listă și bloggerii care ar putea fi implicați?
  12. Pe unde va avea acces presa?
  13. O să fie zone cu vizibilitate redusă? Trebuie monitoare.
  14. O să avem destulă băutură (bere, apă, suc) și locuri de alimentare/ baruri?
  15. Cum pot evita situațiile de urgență? Cum le-aș gestiona? Sunt oameni pregătiți în toate zonele?

Fiecare dintre aceste întrebări + multe altele legate de strategie, obiective, promovare etc contribuie la un eveniment bine organizat, de calitate, care lasă loc pentru felicitări, loc de fericire și emoție spectatorului, nu doar un gust amar presărat cu gustul unui concert reușit din punct de vedere muzical.

Fotografie realizată la Electric Castle Festival 2014

Electric Castle 2014 (3)

Adăugări pentru câteva puncte

*1. Au fost evenimente la care nu s-au vândut biletele, s-a investit mult în promovare, iar organizatorii nu au câștigat mai nimic. Decât să se ajungă aici, este necesară chestionarea audienței pentru a analiza interesul real pentru eveniment, dacă este unul mare.

*6. Există concepția conform căreia anunți că evenimentul începe la ora 21. Unii oameni vin la 21 deoarece nu vor să piardă nimic și cred că dacă așa este anunțat, așa o să înceapă. Doar că organizatorii știu dinainte că o să se înceapă la 22.30, de exemplu. Haideți să ne obișnuim cu orele de începere aproximativ la timp. Dacă se întârzie 10/15/20 de minute… este de înțeles. Dar nu 2, 3 ore.

Doar așa o să ne învățăm să ajungem la timp, dacă avem certitudinea că nu mergem și stăm să așteptăm începerea. Mai bine mai stam acasă o oră și mai facem ceva. O să dureze până când organizatorii pun accentul pe ora începerii, iar apoi publicul se adaptează și o să vină când este anunțat.

Fotografie realizată la Red Army Choir 2015 la Sala Polivalentă Cluj

DSC_0002

*9. Mai bine mai adaugi un leu la prețul biletului pentru garderobă decât să mai pui oamenii să scoată 1 leu sau 2 pentru a-și lăsa haina.

*10. Am scris despre lumină deoarece am întâlnit cazuri în care efectele de lumini erau deranjante și nu reușeai să mai vezi ce se întâmplă pe scenă. De exemplu, am scris aici despre Red Army Choir unde lumina de la (minim) un reflector intra în ochii spectatorilor și vedeau cu dificultate scena și artiștii. I-am auzit când se plângeau, iar eu eram în aceeași situație. Lumina din fotografie era mult mai enervantă la faţa locului.

Fotografie realizată la Red Army Choir 2015 la Sala Polivalentă Cluj

Red Army Choir la Cluj 2015 Teodoraneagu

*12. Accesul presei este important la un eveniment mare și ar fi bine să se facă ușor. Fără restricții la camere foto, agende, laptopuri etc. Am scris despre concertul Joe Satriani aici despre faptul că accesul presei s-a realizat greu și nimeni de la pază nu avea informații, a trebuit să mergem pe la fiecare intrare pentru a găsi pe cineva care să ne lase cu camera foto.

*14. Tot la concertul marelui Joe Satriani s-a  întâmplat ca înainte să cânte el, să se termine berea la toate standurile. Nu a fost plăcut să cauți, să stai la cozi, ca apoi să îți iei o apă sau un cidru.

Fotografie realizată la Electric City 2015 în Sala Polivalentă

Electric City 2015 (2)

*15. Când spun oameni pregătiți, nu mă refer să fie oameni de pază la fiecare pas și să te facă să te simți urmărit de parcă vrei să furi o chitară de pe scenă.

În loc de concluziile mele

Nu vreau ca de data asta să mai scriu remarcile mele de final, ci aș vrea să vă provoc pe voi.

Ce alte întrebări și aspecte să adăugăm pe lista? Ce este foarte important pentru noi – PUBLICUL?

Ai ceva de spus? Nu ezita!

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.